CheckOffice: полный обзор, возможности, преимущества и недостатки
18 апреля 2025
Подробный обзор CheckOffice для бизнеса: возможности, преимущества, недостатки, стоимость и отзывы пользователей. Узнайте, подойдет ли вам CheckOffice для автоматизации бизнес-процессов.
Что такое CheckOffice?
В современном мире, где эффективность и автоматизация играют ключевую роль в успехе бизнеса, выбор правильного инструмента контроля становится критически важным. Одним из таких инструментов может стать сервис CheckOffice, который помогает автоматизировать работу с проверками, нарушениями и задачами.
CheckOffice — это сервис мобильного аудита полного цикла на основе электронных чек-листов. В сервисе можно создавать чек-листы, планировать и проводить проверки, фиксировать нарушения и контролировать их устранение, управлять задачами, общаться внутри команды, формировать аналитику и отчеты.
Зачем чек-листы нужны бизнесу:
- Упрощают выполнение задач. Они разбивают сложные процессы на последовательные шаги. Сотрудник будет просто следовать готовому списку. Это полезно в рутинных задачах: например, при ежедневных обходах магазина или во время работы с оборудованием.
- Помогают соблюдать стандарты. Каждый сотрудник выполняет работу по одинаковым чек-листам. Так снижается риск ошибок из-за невнимательности или различий в подходах.
- Минимизируют ошибки. В них перечислены все важные моменты, поэтому даже во время высокой нагрузки сотрудники могут себя проверить.
- Повышают прозрачность. Они помогают выявлять слабые места в работе, анализировать ошибки и улучшать процессы.
- Ускоряют обучение новых сотрудников. По сути, чек-лист — это пошаговое руководство, которое помогает новым сотрудникам быстрее освоить свои обязанности. Например, новый специалист техподдержки может использовать чек-лист для обработки заявки — так он точно не совершит ошибок и не забудет что-то важное.
В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое CheckOffice, его возможности, преимущества и недостатки, а также определим, какой бизнес может извлечь из него выгоду. 😉
Какому бизнесу подойдёт CheckOffice
CheckOffice — это универсальное решение, которое подходит для разных сфер бизнеса: ритейл, HoReCa, медицина и фармацевтика, промышленность, строительство и ЖКХ, транспорт и логистика, сфера услуг. Сервис состоит из веб-версии и мобильного приложения.
CheckOffice используют более 500 компаний по РФ и СНГ, среди которых: Auchan, Lamoda, OBI, Гемотест, METRO, White Rabbit Family, SPLAT, One Price Coffee, Street Beat и многие другие.
CheckOffice может быть полезен для широкого круга предприятий, от малого бизнеса до крупных компаний.
Вот несколько сфер, в которых сервис используется чаще всего.
- Ресторанный бизнес: В сфере HoReCa важно регулярно проверять знания и умения сотрудников, отслеживать соблюдение требований Роспотребнадзора, контролировать наличие нужной документации, качество блюд, напитков и многое другое. Здесь также будут полезны электронные чек-листы. С их помощью ваши сотрудники точно не упустят ничего важного, а фото и видеофиксация поможет сделать результаты достоверными и избежать разногласий.
- Розничная торговля: Электронные чек-листы в CheckOffice помогают контролировать работу магазинов: проверять чистоту, внешний вид сотрудников, соблюдение стандартов и регламентов, следить за выкладкой товара и исправностью оборудования. Это позволяет ритейлерам быстро выявлять и устранять нарушения до того, как их заметят покупатели.
- Сфера услуг: С помощью электронных чек-листов удобно контролировать качество работы сотрудников, регламенты работы с клиентами и выполнение других важных требований.
- Гостиничный бизнес: Электронные чек-листы в CheckOffice помогут регулярно проверять качество уборки номерного фонда, состояние систем электрики, водоснабжения, качество обслуживания и другие важные составляющие бизнеса.
- Медицина: Внедрение CheckOffice помогает медицинским учреждениям и аптекам отслеживать, насколько качественно предоставляются услуги, выполняются ли все нормы и требования.
- Промышленность и ТЭК: В помощью CheckOffice можно контролировать соответствие продукции стандартам качества, проводить ТО или ППР, а также проверять соблюдение техники безопасности.
Давайте подробнее разберемся с возможностями CheckOffice, чтобы понимать, подойдет ли сервис для вашего бизнеса.
возможности CheckOffice
CheckOffice предлагает широкий спектр возможностей для эффективного контроля в бизнесе. Рассмотрим основные из них.
Конструктор чек-листов
Конструктор CheckOffice — это инструмент, с помощью которого можно создать и гибко настроить чек-лист внутри сервиса. Конструктор позволяет:
- Создавать собственные чек-листы для различных задач и процессов в соответствии с потребностями бизнеса.
- Использовать готовые шаблоны. В бесплатной библиотеке CheckOffice больше 1 000 бесплатных шаблонов чек-листов. Их можно скачать в PDF-формате или сразу добавить в сервис, чтобы быстро начать работу. Все чек-листы.
- Настраивать пункты чек-листов. В CheckOffice есть 11 разных типов пунктов. Такое разнообразие позволит переложить в чек-лист любой бизнес-процесс, даже если он сложный и состоит из множества аспектов.
- Требовать вложения при ответе. В процессе создания чек-листа можно требовать добавление фото, видео или аудиофайла, текстового комментария. Это поможет сделать результаты проверки более полными и достоверными.
- Запретить загрузку медиа из галереи. Так получится избежать ситуаций, когда сотрудники пытаются скрыть свои ошибки и прикрепляют заранее сделанные фото, на которых нет нарушений, хотя в действительности они есть.
- Настраивать логику. Это дополнительный функционал. Логика помогает запрашивать вложения при определенных ответах проверяющего, скрывать лишние пункты проверки при необходимости или, наоборот, включать дополнительные уточняющие вопросы.
- Настраивать фиксацию геопозиции. Это нужно, чтобы оценить, действительно ли проверяющий был на объекте в момент заполнения чек-листа.
Конструктор чек-листов в CheckOffice
Конструктор чек-листов помогает быстро создать понятные чек-листы, которые в дальнейшем можно назначать сотрудникам. Они будут получать уведомления о назначенных проверках и проводить их с помощью мобильного приложения.
Планирование проверок
Модуль планирования и календарь поможет назначать проверки сотрудникам с нужной периодичностью. С его помощью можно:
- Создавать нужное вам расписание проверок. Проводить их ежедневно, ежемесячно либо выбирать другие произвольные даты.
- Вести календарь проверок. Визуализировать все запланированные проверки и задачи удобно в календаре, чтобы ничего не пропустить.
- Массово планировать и назначать проверки и задачи. Это удобно, если у вас сложная организационная структура: больше 10 сотрудников и сразу несколько чек-листов, по которым ежедневно проводятся аудиты.
- Отслеживать прогресс выполнения задач и проверок, выявлять задержки и принимать меры.
- Получать уведомления о приближающихся сроках выполнения задач и проверок.
- Повысить прозрачность процессов планирования и контроля, чтобы все участники были в курсе текущего состояния дел.
Планирование проверок в CheckOffice
Использование инструмента планирования и календаря проверок позволяет повысить эффективность управления задачами, снизить риск ошибок и оптимизировать процесс контроля.
Фотоотчеты
Фотоотчеты — это один из новых модулей CheckOffice. Его создали, чтобы автоматизировать сбор фотографий, контролировать регламенты, фиксировать замечания на фото и формировать отчеты.
Обычно для проведения фотоотчета нужен только телефон. Сотрудник идет по объекту, делает фото и прикладывает их к нужным пунктам. Если видит, что что-то не так — делает дополнительные фотографии. А потом завершает фотоотчет. Модуль дает возможность:
- Создавать фотоотчеты, состоящие из фотографий и текстовых комментариев.
- Проводить фотоотчёты на разных устройствах. Фотоотчёт можно провести из мобильного приложения и из веб-версии, тем самым обеспечивая гибкость и непрерывность мониторинга.
- Просматривать подробные отчеты и формировать замечания. По результатам работы с фотоотчетом доступен подробный отчет — им можно поделиться , создать замечание по фотографии и многое другое.
Фотоотчеты в CheckOffice
Использование функционала “Фотоотчетов” помогает увеличить прибыльность торговой точки на 15% и сократить издержки на штате на 20%. Модуль повышает прозрачность выполнения работ, упрощает контроль качества, снижает риск возникновения проблем и обеспечивает возможность оперативного реагирования на возникающие ситуации.
Работа с задачами
Инструмент “Задачи” в CheckOffice — это полноценный task-менеджер, который имеет широкие возможности по работе с задачами. Он позволяет:
- Создавать и назначать задачи, устанавливать приоритеты, сроки выполнения и назначать ответственных.
- Делегировать задачи между сотрудниками или командами.
- Отслеживать прогресс выполнения задач, видеть, на каком этапе находится работа.
- Обсуждать задачи в Диалогах, обмениваться информацией и задавать вопросы.
- Прикреплять файлы и документы к задачам.
- Получать уведомления об изменениях в задачах, приближающихся сроках и новых комментариях.
- Работать с Задачами в мобильном приложении.
Работа с задачами в CheckOffice
Использование инструмента “Задачи” позволяет повысить продуктивность команды, улучшить коммуникацию и обеспечить своевременное выполнение всех задач.
Автозадачи
Инструмент “Автозадачи” в CheckOffice предназначен для автоматизации рутинных процессов, освобождая время сотрудников для более важных и творческих задач.
Механизм работы автозадач простой. Если во время проверки выявят ошибку или нарушение, задача автоматически назначится ответственному сотруднику. Это удобно — если аудиты частые, назначать задачи каждому вручную сложно. Автозадачи позволяют:
- Автоматически назначать задачи на основе заданных критериев.
- Устанавливать сроки выполнения в задачах в зависимости от заданных параметров.
- Отправлять уведомления ответственным и заинтересованным лицам о создании, изменении и выполнении задач.
- Настраивать триггеры для запуска автоматического создания задач. Например, в случае фиксации определенного нарушения.
Использование инструмента “Автозадачи” позволяет снизить нагрузку на сотрудников, уменьшить количество ошибок, связанных с ручным вводом данных и повысить эффективность работы компании за счет автоматизации рутинных процессов.
Отчетность и аналитика
Собранные в результате проверок данные автоматически формируются в таблицы и графики, чтобы сделать восприятие информации простым и наглядным. Модуль позволяет:
- Визуализировать данные в виде графиков, диаграмм и таблиц для наглядного анализа.
- Настраивать дашборды с ключевыми показателями, которые важны для конкретного пользователя или отдела.
- Анализировать тренды, чтобы прогнозировать будущие результаты.
- Оценивать эффективность работы компании, отделов и сотрудников на основе ключевых показателей.
- Экспортировать отчеты в различных форматах для дальнейшего анализа или представления.
Отчетность и аналитика в CheckOffice
Использование инструмента “Аналитика” позволяет компаниям отслеживать ключевые показатели эффективности, выявлять проблемные области и принимать обоснованные решения для улучшения бизнеса.
Диалоги
Инструмент “Диалоги” в CheckOffice представляет собой встроенный корпоративный мессенджер, предназначенный для оперативной коммуникации между сотрудниками. Он позволяет:
- Обмениваться мгновенными сообщениями в режиме реального времени, задавать вопросы и получать быстрые ответы.
- Создавать групповые чаты, обсуждать проекты и рабочие вопросы с целыми командами.
- Обмениваться файлами, документами, изображениями прямо в чате.
- Получать уведомления о новых сообщениях, чтобы не пропустить важную информацию.
- Организовывать каналы для обсуждения конкретных вопросов или проверок.
- Осуществлять быстрый поиск, чтобы легко находить нужную информацию в истории сообщений.
Использование инструмента “Диалоги” улучшает коммуникацию между сотрудниками, ускоряет решение рабочих вопросов и повышает эффективность командной работы, устраняя необходимость использовать сторонние мессенджеры.
CheckOffice AI
CheckOffice AI — это встроенный в сервис искусственный интеллект, который поможет сэкономить еще больше времени на рутинных задачах. Он позволяет:
- Быстро генерировать чек-листы. Нужно ввести название чек-листа и выбрать количество пунктов и категорий. Шаблон будет готов через несколько секунд.
- Делать общение в Диалогах быстрее и эффективнее. С помощью CheckOffice AI можно перефразировать сообщения, резюмировать историю общения, изменить объем сообщения или настроить автоответы.
- Автоматически анализировать отчеты. CheckOffice AI выполнит работу за вас: за несколько секунд проанализирует даже самый длинный отчет и коротко опишет основные аспекты проверки.
- CheckOffice AI может предложить готовые рекомендации по исправлению нарушений. Их можно напрямую отправить ответственным сотрудникам.
CheckOffice AI
Использование “CheckOffice AI” позволяет автоматизировать рутинные задачи создания чек-листов, общения в Диалогах и анализа отчетов по проверкам.
Это не все возможности сервиса CheckOffice. Более подробно со всеми инструментами можно ознакомиться на официальном сайте сервиса.
преимущества и недостатки CheckOffice
Как и у любого сервиса, у CheckOffice есть ряд преимуществ, которые выгодно выделяют его среди конкурентов. А также есть ряд пунктов, куда развиваться и расти.
Преимущества CheckOffice:
- Комплексность решения. CheckOffice предоставляет все необходимые инструменты для контроля в одном месте. Это позволяет избежать необходимости использовать множество разрозненных сервисов и упрощает работу сотрудников.
- Гибкость и масштабируемость. CheckOffice может быть адаптирован под нужды компаний любого размера, от малого бизнеса до крупных предприятий.
- Мобильное приложение. Мобильное приложение для iOS и Android позволяют пользователям работать с CheckOffice в любом месте и в любое время. Приложение работает даже без доступа в интернет. Как только сеть восстановится, оно автоматически синхронизирует данные.
- Качественная техподдержка. CheckOffice предоставляет быструю техподдержку внутри сервиса.
- Постоянное развитие. Команда CheckOffice постоянно работает над улучшением сервиса и добавлением новых функций.
- Безопасность данных. CheckOffice использует современные меры безопасности для защиты данных пользователей.
Недостатки CheckOffice:
- Стоимость. Сервис может показаться дорогим для малого бизнеса с ограниченным бюджетом. Хотя сервис предлагает различные тарифные планы, некоторые компании могут предпочесть более дешевые альтернативы.
- Функциональность. Несмотря на широкий спектр возможностей, CheckOffice может не обладать всеми функциями, необходимыми для специализированных отраслей или узких ниш бизнеса.
- Обучение работе. Несмотря на интуитивно понятный интерфейс, для полного освоения всех возможностей CheckOffice может потребоваться некоторое время и обучение. При этом у сервиса есть своя база знаний, видеоинструкции, а также регулярные бесплатные обучающие онлайн-мероприятия для новых пользователей.
СКОЛЬКО СТОИТ CheckOffice
CheckOffice предлагает различные тарифные планы, чтобы удовлетворить потребности компаний с разным бюджетом и размером.
Сервис можно приобрести в двух форматах: SaaS и коробочном решении. SaaS — это облачная версия CheckOffice, которую можно использовать в рамках тарифов Base, Expert и Premium.
Они отличаются ценой, списком функций и количеством пользователей. Тарифы подробно описаны на сайте сервиса. Есть также отдельный тариф для представителей ресторанного бизнеса, он доступен по запросу.
Base
Самый начальный тариф называется Base и дает возможность работы до 3-х пользователей со стандартным набором функций за 4 410 рублей в месяц и оплатить можно минимум пол года сразу. Этого достаточно, чтобы закрыть потребность в контроле на малом предприятии или в небольшом бизнесе.
Expert
Следующий тариф называется Expert и его можно подключать для команд от 3-х пользователей. Он имеет весь набор функционала из тарифа Base, но позволяет создавать неограниченное количество шаблонов чек-листов и объектов, массово планировать и назначать проверки, работать с задачами и автозадачами, а также генерировать чек-листы с помощью встроенного AI. Стоимость тарифа Expert рассчитывается по системе 1 390 рублей за пользователя в месяц.
Premium
Самым полным тарифом можно воспользоваться за 1 750 рублей за пользователя в месяц. Он называется Premium и в него входят все возможности прошлого тарифа, а также дополнительные модули: обходы, фотоотчеты, CheckOffice AI, NFC/QR-проверки, центр экспорта, брендирование и другие функции.
При выборе тарифного плана следует учитывать следующие факторы:
- Количество пользователей.
- Система скидок. Она основана на периоде оплаты и количестве подключенных пользователей:
— 10% при оплате за полгода и 20% при оплате на год вперед.
— От 21 до 50 пользователей скидка — 10%, от 51 пользователя — 20%. - Необходимый объем хранилища данных.
- Наличие AI для генерации чек-листов.
- Работу с фотоотчетами и обходами.
- Брендирование системы.
CheckOffice также может предлагать индивидуальные тарифные планы для крупных предприятий с особыми потребностями.
Актуальные цены смотрите на сайте CheckOffice
коротко о главном
CheckOffice — это сервис мобильного аудита полного цикла на основе электронных чек-листов. Он помогает автоматизировать работу с проверками, нарушениями и задачами.
Основные возможности CheckOffice: Конструктор чек-листов, Планирование проверок, Фотоотчеты, Обходы, Задачи и автозадачи, NFC/QR-проверки, Диалоги, Отчетность и аналитика и CheckOffice AI.
Основные преимущества CheckOffice: комплексность решения, гибкость, масштабируемость, мобильные приложения и качественная техподдержка.
Основные недостатки CheckOffice: Стоимость тарифов, функциональность (может не хватать некоторых функций для специализированных отраслей) и время на обучение работе в сервисе.
После внедрения CheckOffice отмечается значительное повышение производительности труда, снижение количества фальсификаций до 100%, сокращение числа нарушений на 75% и более.
Понравилась статья?