Программы для удаленной работы и перевод на удаленку сотрудников

Подборка программ для решения всех проблем при переходе на удаленку. Пошаговый план для компаний, с помощью которого легко перевести своих сотрудников на удаленную работу. 

Что такое УДАЛЕННАЯ РАБОТА

В этом году произошел настоящий всплеск перевода сотрудников на удаленную работу. Ещё лет 5 назад мы и подумать не могли, что более 50% компаний перейдут на такой режим. 

Все результаты труда в этом случае, сотрудник может передавать работодателю по средствам электронных и почтовых документов, сообщений или через интернет.

Преимущественно работать в таком режиме удобно, если люди занимаются интеллектуальной деятельностью: разработчики, иллюстраторы, дизайнеры, менеджеры онлайн-продаж.

Но в данный момент развиваются и цифровизируются и другие профессии. В ближайшем будущем можно будет работать удаленно: учителям, офисным менеджерам, кадровикам, бухгалтерам и так далее.

Чем отличается удаленная работа от фриланса

Многие путают фрилансеров и сотрудников, которые переведены на удаленный режим работы. Важно различать эти понятия. Так как по форме взаимодействия с заказчиком и выполнению задач эти виды работы могут быть похожи, но по документообороту и закону они отличаются.

Почему нужно переводить компанию на удаленку

Недавно вышел закон об обязательном переводе части сотрудников организации на удаленную работу и переход на новые виды трудоустройства. Теперь в определенных условиях нельзя будет отказать сотруднику, если он желает работать удаленно.

Вдаваться в законы не будем, так как это тема отдельной статьи. Более подробно об этом здесь.

Но помимо законных требований о переводе сотрудников на удаленку, есть и финансовые. Для многих компаний этот шаг будет просто выгоднее, чем офисный стиль бизнеса. 

Также существуют плюсы с психологической точки зрения. Сотрудники компании, где разрешена удаленная работы будут просто счастливее, ведь они смогут не тратить время на дорогу на работу и домой, не испытывать стресс из-за шума, ведя работы в удаленном офисе. Они смогут больше времени проводить с семьёй и заполнить свободное время новыми увлечениями.

Если Вы сами хотя бы неделю работали удаленно, то понимаете о чем речь. Лучше провести лишний час за игрой в футбол со своим сыном, чем трястись в переполненном метро, чем славится, например, Москва.😡

Постановление об организации удаленной работы

С официальной информацией о приказе или положение по переводу сотрудников на удаленную работы можно ознакомиться по ссылке.

Приказ об организации и вводе удаленной работы на предприятие здесь.

Переводим на удаленную работу сотрудников

Мы разобрались с тем что такое удаленная работа и почему всем нужно задуматься о внедрении ее в свой бизнес. Но тут возникает много вопросов: Не будут ли сотрудники работать медленнее и хуже? Не упадет ли прибыль на организацию? Как следить не спят ли рабочие? И так далее.

Для этого мы пошагово разберемся какие процессы нужно отладить для организации работы на удаленке сотрудников компании и дадим рекомендации какие программы для удаленной работы лучше использовать для предприятия.

Не будем затрагивать вопросы, не касающиеся бизнес-процессов:

Мы не будем предлагать 10 сервисов по автоматизации продаж на выбор, 200 программ для организации удаленной работы сотрудников и так далее. Мы дадим только проверенные сервисы по одному на решение той или иной задачи. 

И так же сделаем сноски об их аналогах, так как везде есть конкуренция и возможно именно вашему бизнесу подойдет другая бесплатная программа для решения вопросов по организации удаленной работы.

Постановка задач и учет рабочего времени удаленных сотрудников 😯

Самый важный элемент любой работы - это задачи. Когда сотрудник находится не в офисе в нескольких метрах от начальника, вопрос постановки задачи усложняется. 

Вместо того, чтобы объяснять задачу словами и показывать на графиках, придется оформить её в электронном виде. Приложить необходимое техническое задание или видео файл с пояснениями.

Это не хорошо и не плохо. С одной стороны, всегда можно поднять историю и посмотреть сколько времени рабочий потратил на задачу, которая была 3 месяца назад во Вторник 3 числа. С другой стороны увеличивается время работы менеджера или начальника отдела на оформление плана работ.

Задачи в Битрикс24

Конечно для каждого направления бизнеса есть узконаправленные и более удобные системы, но сервис Битрикс24 это универсальная CRM-система, в которой есть очень много функций управления.

У Битрикс24 есть как бесплатный тариф, так и разные пакеты, в зависимости от масштабов и запросов вашего бизнеса.

Где команда будет общаться 😃

Духовные, рабочие и другие скрепы компании можно достичь только путем общения и обсуждения различных вопросов.

Существует много корпоративных и личных мессенджеров, в которых можно обсуждать задачи, дни рождения и просто новости кино. Конечно, какие-то вопросы требуют решения в телефонном разговоре или видеоконференции, а что-то можно решить даже путем обычного SMS. 

Но мы смотрим в перспективу и возможность масштабировать бизнес в будущем самым простым способом.

Интерфейс Slack

Это очень правильный и подходящий чат для компании по разработке софта, event-агентства и других интеллектуальных видов бизнеса.

У него есть как бесплатная версия, так и платная. Но на первое время, а может и навсегда может хватить и бесплатной версии, так как ограничения не существенные.

Где сотрудники будут созваниваться (+видео) 😏

Самым главным игроком на рынке сервисов для видео-конференций был и остаётся Skype. 

Он бесплатен, достаточно защищен, относительно быстр и не имеет сложностей при регистрации. Можно создавать конференции на большое количество людей и подключаться как с видеокамерой, так и в обычном аудио формате.

Интерфейс Skype

Как считать зарплату сотрудникам 😇

Самый сложный вопрос о подсчете зарплаты сотрудникам на удаленке. Невозможно предложить одной универсальной схемы для репетиторов и разработчиков. Где-то сотрудники получают деньги от потраченного времени, где-то от выполненных задач.

Если у вас окладная форма оплаты и существуют стандартные повторяющиеся задачи, то вопрос с подсчетом заработной платы отпадает. Но если нужно считать каждую минуту и задачу, чтобы представить картину заработка сотруднику, то без определенных сервисов не обойтись.

Расчет зарплаты в Битрикс 24 

Если Вы подключите специализированные модули для своего направления бизнеса, то сможете автоматизировать этот процесс и каждый сотрудник будет знать свою ЗП.

Где работать над документами совместно 😵

Времена документов на дискетах и флешках прошли. Помните как мы работали над документами в прошлом? Нужно было скачать файл, добавить в него нужный текст и расчеты, скинуть на файл и передать следующему сотруднику.

В какой-то момент файлы путались и невозможно было понять где же находится самая актуальная информация. Управление удаленной командой в этом случае практически нереально.

Намного удобнее работать онлайн над одним документом, где можно посмотреть кто вводил информацию и когда. При необходимости откатить его до определенного дня или оставить комментарий к абзацу.

Работа с документами в Google Docs

Как контролировать лиды и заявки 😤

Отдел продаж и call-центр уже давно находятся на удаленке у многих больших компаний. Здесь нам не обязательно следить за каждым действием менеджеров. 

Намного важнее видеть конечный результат в виде прибыли, обработанных заявок и обратной связи от клиентов. 

Существует очень много программ для автоматизации отдела продаж. Некоторые компании до сих пор умудряются вести продажи в Excel таблицах, а то и вовсе бумажном блокноте.

Работа с заявками в Битрикс24

Как следить за работой сотрудников 🙄

Некоторые компании подключают постоянную видеозапись экрана сотрудника. Не рекомендуется это делать, так как у рабочих создаётся эффект присутствия начальника и они могут стать менее продуктивнее от испытываемого стресса.

Лучше использовать ее в первые 2-3 месяца и если за сотрудником нет каких-либо нарушений, то отключать ее.

Интерфейс Hubstaff

В ней также есть очень полезная функция таймера по проектам и заданиям. То есть сотрудник может запустить таймер и после выполнения задачи или окончания рабочего дня остановить его. 

Так у начальника будет полная сводка рабочего времени и порядок организации сотрудника по загруженности на проектах будет легче и прозрачнее.

Update

Программа Hubstaff (о которой изначально писалось в статье), к сожалению, ушла с российского рынка, поэтому отличной заменой станет полностью российский аналог – Kickidler

Интерфейс Kickidler

Это программа для мониторинга удаленной работы, отличительной особенностью которой является высокая точность аналитики и невозможность ее обмана, из-за функций записи видео и онлайн-просмотра мониторов.

Автокик также помогает повысить собственную самодисциплину, что очень важно в режиме удаленной работы, а также повышает мотивацию и позволяет видеть статистику собственной продуктивности.

Сам интерфейс самоконтроля представлен в виде статистики по продуктивности, отработанному времени и рейтингу в компании по заданным параметрам. Также есть возможность сотруднику самостоятельно включать/отключать сбор статистики.

Учет рабочего времени в Kickidler

Программа Kickidler подходит для любых операционных систем (Windows, Mac и Linux), поэтому может использоваться всеми сотрудниками не только в офисе, но и на личных компьютерах в режиме удаленной работы.

Как устранить ошибки на оборудование сотрудника 😩

Часто бывает, что работник, который работает у вас много лет и использует браузер и Excel понятия не имеет как устранить какую-либо проблему на компьютере.

Удаленной управление с TeamViewer

Можно использовать как платную версию, так и бесплатную. Зачастую частного использования хватает и покупать её не приходится для нескольких пользователей.

Как мотивировать сотрудников на работу (удаленную)

Теперь мы знаем что такое удаленка, зачем нужно уже сейчас переводить хотя бы часть своего бизнеса на неё и какими сервисами для контроля удаленной работы пользоваться.

Теперь важно сохранить и поднять мотивацию сотрудников, чтобы их работоспособность не упала по сравнению с офисом.

Расчет ЗП по итогам выполненных задач

Первый вопрос, который возникает у сотрудника, когда он слышит об удаленной работе, это не будет ли он получать меньше денег.

За счет снижения издержек на офисное место, оборудование, можно оптимизировать расходы и повысить, например, премиальную часть или процент от продаж, что мотивирует человека работать лучше.

Еженедельный отчет сотрудников о выполненных задачах

Разработайте систему отчетов от специалистов. Конечно,  если вы внедрите CRM систему, то большой необходимости в этом не будет. Все задачи, выполненные и в процессе, можно будет просматривать онлайн. 

Не обязательно требовать четкий отчет на 10 листов каждую неделю. Это может быть видео-конференция по Понедельникам или автоматический отчет в общем чате компании.

Задокументируйте удаленную работу в компании

Удаленный рабочий практически ничем не должен отличаться по документам от сотрудника, работающего в цехе или в офисе. С выходом новых постановлений о том, что компании обязаны переводить часть своих рабочих на удаленку нужно задокументировать всё официально.

Более подробно с точки зрения закона: "Федеральный закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ"

План перевода компании на удаленную работу

Пошаговый план перевода компании на удаленку

Нет универсального плана на перевод организаций на удаленную работу любой компании с любым направлением бизнеса. В каждой сфере есть свои нюансы и подводные камни. 

Мы постарались сделать самый полный пошаговый план для большинства бизнесов. Он создан в виде документа, который Вы сможете распечатать и отмечать выполненные пункты в удобной форме. Или поручить это своим помощникам.

Скачать файл: Как перевести компанию на удаленную работу

Выводы и рекомендации

Если пропустить все рабочие процессы по переводу компании на удаленную работу, документооборот и другие формальности, то можно сделать несколько простых выводов и дать рекомендации по переводу сотрудников на удаленку:

Скачать файл: Как перевести компанию на удаленную работу

Было полезно? Поделись с коллегами: