Подборка программ для решения всех проблем при переходе компании на удаленку. Пошаговый план, с помощью которого легко перевести своих сотрудников на дистанционную работу и узнать как оформлять документы.

Что такое удаленная работа

В этом году произошел настоящий всплеск перевода сотрудников на удаленную работу. Ещё лет 5 назад мы и подумать не могли, что более 50% компаний перейдут на такой режим. 

Все результаты труда в этом случае, сотрудник может передавать работодателю по средствам электронных и почтовых документов, сообщений или через интернет.

Преимущественно работать в таком режиме удобно, если люди занимаются интеллектуальной деятельностью: разработчики, иллюстраторы, дизайнеры, менеджеры онлайн-продаж.

Но в данный момент развиваются и цифровизируются и другие профессии. В ближайшем будущем можно будет работать дистанционно: учителям, офисным менеджерам, кадровикам, бухгалтерам и так далее.

Чем отличается удаленная работа от фриланса

Многие путают фрилансеров и работников, которые переведены на дистанционный режим работы по трудовому договору. Важно различать эти понятия. Так как по форме взаимодействия с работодателем и выполнению задач эти виды работы могут быть похожи, но по соглашению и закону они отличаются.

Почему нужно переводить компанию на удаленку

Недавно вышел дополнительный закон об обязательном переводе части сотрудников организации на дистанционную работу и переход на новые виды трудоустройства. Теперь в определенных условиях нельзя будет отказать сотруднику, если он желает работать удаленно. Вдаваться в законы не будем, так как это тема отдельной статьи. Более подробно об этом здесь.

Но помимо законных требований о переводе сотрудников на удаленку, есть и финансовые. Для многих компаний этот шаг будет просто выгоднее, чем офисный стиль. 

Также существуют плюсы с психологической точки зрения для работников. Сотрудники компании, где разрешена дистанционная работы будут просто счастливее, ведь они смогут не тратить жизнь на дорогу на работу и домой, не испытывать стресс из-за шума, ведя работы в удаленном офисе. Работники смогут больше времени проводить с семьёй и заполнить выходные новыми увлечениями.

Если Вы сами хотя бы неделю работали удаленно, то понимаете о чем речь. Лучше провести лишний час за игрой в футбол со своим сыном, чем трястись в переполненном метро, чем славится, например, Москва.😡

Постановление об организации удаленной работы

С официальной информацией о приказе или документ по переводу сотрудников на удаленную работы можно ознакомиться по ссылке.

Приказ об организации и вводе дистанционной работы на предприятие здесь.

Переводим на удаленную работу сотрудников

Мы разобрались с тем что такое удаленная работа и почему всем нужно задуматься о внедрении ее для своих работников. Но тут возникает много вопросов: Не будут ли сотрудники работать медленнее и хуже? Не упадет ли прибыль на организацию? Как следить не спят ли рабочие? Как составить дополнительный трудовой договор или приказ? И так далее.

Для этого мы пошагово разберемся какие процессы нужно отладить для организации работы на удаленке сотрудников компании, какое соглашение или приказ составить и дадим рекомендации какие программы для дистанционной работы лучше использовать для предприятия.

Не будем затрагивать вопросы, не касающиеся бизнес-процессов:

---

Мы не будем предлагать 10 сервисов по автоматизации продаж на выбор, 200 программ для организации дистанционной работы сотрудников и так далее. Мы дадим только проверенные сервисы по одному на решение той или иной задачи работника. 

И так же сделаем сноски об их аналогах, так как везде есть конкуренция и возможно именно вашему бизнесу подойдет другая бесплатная программа для решения вопросов по организации удаленной работы.

Постановка задач и учет рабочего времени удаленных сотрудников 😯

---

Самый важный элемент любой работы — это задачи. Когда сотрудник находится не в офисе в нескольких метрах от начальника, вопрос постановки задачи усложняется. 

Вместо того, чтобы объяснять задачу словами и показывать на графиках, придется оформить её в электронном виде. Приложить необходимое техническое задание или видео файл с пояснениями для работника.

Это не хорошо и не плохо. С одной стороны, всегда можно поднять историю и посмотреть сколько времени рабочий потратил на задачу, которая была 3 месяца назад во Вторник 3 числа. С другой стороны увеличивается затраты на работу менеджера или начальника отдела на оформление плана работ.

Конечно для каждого направления бизнеса есть узконаправленные и более удобные системы, но сервис Битрикс24 это универсальная CRM-система, в которой есть очень много функций управления.

У Битрикс24 есть как бесплатный тариф, так и разные пакеты, в зависимости от масштабов и запросов вашего работодателя.

---

Где команда будет общаться 😃

---

Духовные, рабочие и другие скрепы компании можно достичь только путем общения и обсуждения различных вопросов между работниками.

Существует много корпоративных и личных мессенджеров, в которых можно обсуждать задачи, дни рождения и просто новости кино. Конечно, какие-то вопросы требуют решения в телефонном разговоре или видеоконференции, а что-то можно решить даже путем обычного SMS. 

Но мы смотрим в перспективу и возможность масштабироваться в будущем самым простым дистанционным способом.

Интерфейс Slack

Это очень правильный и подходящий чат для компании по разработке софта, event-агентства и других интеллектуальных видов работ.

У него есть как бесплатная дистанционная версия, так и платная. Но на первых порах, а может и навсегда может хватить и бесплатной версии, так как ограничения не существенные.

---

Где сотрудники будут созваниваться (+видео) 😏

---

Самым главным игроком на рынке сервисов для видео-конференций был и остаётся Skype. 

Он бесплатен, достаточно защищен, относительно быстр и не имеет дополнительных сложностей при регистрации. Создавайте конференции на большое количество работников и подключаться как с видеокамерой, так и в обычном аудио формате.

Интерфейс Skype

---

Как считать зарплату сотрудникам 😇

---

Самый сложный вопрос о подсчете зарплаты сотрудникам на удаленке. Невозможно предложить одной универсальной схемы для репетиторов, разработчиков и других работников. Где-то сотрудники получают деньги от потраченного времени, где-то от выполненных задач.

Если у вас окладная форма оплаты для работников и существуют стандартные повторяющиеся задачи, то вопрос с подсчетом заработной платы отпадает. Но если нужно считать каждую минуту и задачу, чтобы представить картину заработка сотруднику, то без определенных сервисов не обойтись.

Расчет зарплаты в Битрикс 24 

Если Вы подключите специализированные модули для своего направления бизнеса, то сможете автоматизировать этот процесс и каждый сотрудник будет знать свою ЗП.

---

Где работать над документами совместно 😵

---

Времена документов на дискетах и флешках прошли. Помните как мы работали над документами в прошлом? Нужно было скачать файл, добавить в него нужный текст и расчеты, скинуть на файл и передать следующему сотруднику.

В какой-то момент файлы путались и невозможно было понять где же находится самая актуальная информация от работников. Управление дистанционной командой в этом случае практически нереально.

Намного удобнее работать дистанционно над одним документом, посмотреть кто вводил информацию и когда на удаленке. При необходимости откатить его до определенного дня или оставить комментарий к абзацу.

Работа с документами в Google Docs

---

Как контролировать лиды и заявки 😤

---

Работники отдела продаж и call-центр уже давно находятся на удаленке у многих больших компаний. Здесь нам не обязательно следить за каждым действием менеджеров. 

Намного важнее видеть конечный результат в виде прибыли, обработанных заявок и обратной связи от клиентов. 

Существует очень много программ для автоматизации отдела продаж на удаленке. Некоторые компании до сих пор умудряются вести продажи в Excel таблицах, а то и вовсе бумажном блокноте. Это не закрепишь в трудовом договоре или приказе. 

Работа с заявками в Битрикс24

---

Как следить за работой сотрудников 🙄

---

Некоторые компании подключают постоянную дополнительную видеозапись экрана сотрудника. Не рекомендуется это делать на удаленке, так как у дистанционных рабочих создаётся эффект присутствия начальника и они могут стать менее продуктивнее от испытываемого стресса.

Лучше использовать ее в первые 2-3 месяца и если за сотрудником на удаленке нет каких-либо нарушений, то отключать ее по соглашению с работодателем.

Интерфейс Hubstaff

В ней также есть очень полезная функция таймера по проектам и заданиям. То есть сотрудник может запустить таймер и после выполнения задачи или окончания рабочего дня остановить его. 

Так у начальника будет полная сводка рабочего времени по удаленке и порядок организации сотрудника по загруженности на проектах будет легче и прозрачнее.

Update

Программа Hubstaff (о которой изначально писалось в статье), к сожалению, ушла с российского рынка, поэтому отличной заменой по трудовому договору с работодателем станет полностью российский аналог – Kickidler

Интерфейс Kickidler

Это программа для мониторинга удаленки, отличительной особенностью которой является высокая точность аналитики и невозможность ее обмана, из-за функций записи видео и онлайн-просмотра мониторов. Подумайте о соглашении или дополнительным пункте в трудовом договоре работодателя и работника с указанием этой программы. 

Автокик также помогает повысить собственную самодисциплину, что очень важно в режиме удаленной работы, а также повышает мотивацию и позволяет видеть статистику собственной продуктивности.

Сам интерфейс самоконтроля представлен в виде статистики по продуктивности, отработанному времени и рейтингу в компании по заданным параметрам. Также есть возможность сотруднику самостоятельно включать/отключать сбор статистики.

Учет рабочего времени в Kickidler

Программа Kickidler подходит для любых операционных систем (Windows, Mac и Linux), поэтому может использоваться всеми сотрудниками не только в офисе, но и на личных компьютерах в режиме удаленной работы. Позаботьтесь о соглашении или дополнительным пункте в трудовом договоре работодателя и работника с указанием этой программы. 

---

Как устранить ошибки на оборудование сотрудника 😩

---

Часто бывает, что работник, который работает у вас много лет и использует браузер и Excel понятия не имеет как устранить какую-либо проблему на компьютере.

Удаленной управление с TeamViewer

Работодатель может использовать как платную версию, так и бесплатную. Зачастую частного использования хватает и покупать её не приходится для нескольких пользователей.

---

Как мотивировать сотрудников на работу (удаленную)

Теперь мы знаем что такое удаленка, зачем нужно уже сейчас переводить хотя бы часть своего бизнеса на неё и какими сервисами для контроля удаленной работы пользоваться.

Теперь важно сохранить и поднять мотивацию сотрудников, чтобы их работоспособность не упала по сравнению с офисом.

Расчет ЗП по итогам выполненных задач

Первый вопрос, который возникает у сотрудника, когда он слышит об удаленной работе, это не будет ли он получать меньше денег.

За счет снижения издержек на офисное место, оборудование, можно оптимизировать расходы и повысить, например, премиальную часть или процент от продаж, что мотивирует человека работать лучше.

Еженедельный отчет сотрудников о выполненных задачах

Разработайте систему отчетов от специалистов. Конечно,  если вы внедрите CRM систему, то большой необходимости в этом не будет. Все задачи, выполненные и в процессе, можно будет просматривать онлайн. 

Не обязательно требовать четкий отчет на 10 листов каждую неделю. Это может быть видео-конференция по Понедельникам или дополнительный автоматический отчет в общем чате компании.

Задокументируйте удаленную работу в компании

Удаленный рабочий практически ничем не должен отличаться по документам и трудовому договору от сотрудника, работающего в цехе или в офисе. С выходом новых приказов и соглашений о том, что компании обязаны переводить часть своих рабочих на дистанционный формат работы — нужно задокументировать всё официально.

Более подробно с точки зрения закона: «Федеральный закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ»

Выводы и рекомендации

Если пропустить все рабочие процессы по переводу компании на удаленную работу, приказы, соглашения, трудовые договоры и другие формальности, то можно сделать несколько простых выводов и дать рекомендации по переводу сотрудников на удаленку:

Не бойтесь того, что сотрудники станут обманывать вас. Настройте такую систему при которой им просто невыгодно будет это делать.

Старайтесь изучать современные технологии, чтобы автоматизировать свои бизнес-процессы и сокращать издержки компании.

Даже если все ваши рабочие на удаленке, это не значит что нужно отказываться от совместного тимбилдинга, корпоративов и общих встреч в компании.

Подумайте, что есть профессии, которые никогда не смогут работать удаленно, но это не так. Еще 20 лет назад мы не могли подумать, что те кто сейчас работают удаленно, смогут это делать.