Форма: полный обзор, возможности, преимущества и недостатки
13 ноября 2024
24
Что такое Форма? Обзор, возможности и преимущества сервиса по управлению проектами и командой.
СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ
Что такое ФОРМА?
Давайте разберемся, что такое Форма и чем этот сервис может помочь вашему бизнесу. Поехали.
Форма — единая онлайн-платформа для работы с документами. Сервис позволяет ускорить создание шаблонных документов, подписывать документы с помощью простой электронной подписи, хранить и систематизировать любые файлы и документы компании во внутреннем облачном сервисе «Сейф».
Этот сервис предназначен для оптимизации рабочего процесса и снижения затрат на рутинные операции, таких как: создание комплектов шаблонных документов и поддержание в них порядка.
Форма имеет большую базу собственных шаблонов, подготовленных юристами, а также дает возможность пользователям настраивать свои шаблоны и создавать документы любой сложности самостоятельно или с помощью команды Формы.
Главная особенность сервиса заключается в инновационном подходе к созданию документов. В Форме пользователь не видит полный текст документа перед глазами, а лишь отвечает на простые вопросы Формы и выбирает вариант, который ему нужен, как в тесте.
Такой подход позволяет быстрее работать с документом, за счет концентрации внимания пользователя лишь на изменяющихся частях шаблонного документа.
Заполнение документа по шаблону в Форма
Помимо этого, Форма подтягивает данные из открытых источников и вносит данные об организации, контрагентах, товарах и услугах в один клик, тем самым делая процесс создания еще быстрее, а вероятность ошибки еще меньше. Так, вы можете получить целые комплекты готовых документов за считанные минуты.
Постараемся рассказать подробнее о возможностях, плюсах и минусах сервиса, чтобы понять, кому подойдет этот инструмент. 😉
Какому бизнесу подойдёт ФОРМА
Сервис не ограничивается списком направлений, в которых его можно использовать, так как его универсальность позволяет адаптироваться к различным отраслям и сферам деятельности.
Форма поможет любому бизнесу, однако можно выделить самые востребованные направления компаний, использующих этот сервис, и отметить, что скорее всего этот сервис подойдет и вашей компании.
Форма подойдет для:
- B2B и B2C услуг: компаний, предоставляющих услуги другим бизнесам или физическим лицам, могут использовать Форму для автоматизации документооборота и оптимизации рабочего процесса.
- Оптово-розничные продажи: торговые компании могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с продажами, поставками и доставкой товаров.
- Тур-агентства и гостиницы: компании, предоставляющие услуги в сфере туризма и гостиничного бизнеса, могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с бронированием, оплатой и предоставлением услуг.
- Медицинские центры и клиники: медицинские учреждения могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с пациентами, диагнозами, лечением и медицинскими услугами.
- Строительные организации: строительные компании могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с проектами, контрактами, поставками и строительными работами.
- Сервисные центры: компании, предоставляющие услуги по ремонту и обслуживанию оборудования, могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с заказами, ремонтом и гарантийным обслуживанием.
- Логистические компании: компании, предоставляющие услуги по перевозке и доставке грузов, могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с перевозками, доставкой и складированием.
- Онлайн-школы: образовательные учреждения, предоставляющие онлайн-курсы и обучение, могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с обучением, сертификацией и оценкой знаний.
- Фитнес центры и спортивные школы: компании, предоставляющие услуги по физической подготовке и спорту, могут использовать Форму для создания и управления документами, связанными с абонементами, тренировками и спортивными мероприятиями.
- И другим направлениям организаций: Форма может быть полезна для любых компаний, которые работают с документами и хотят оптимизировать свой рабочий процесс.
Давайте подробнее разберемся с возможностями Формы, чтобы понимать, подойдет ли сервис для вашего бизнеса, ведь сейчас очень много уникальных компаний и подходы могут быть разными.
возможности Формы
Сервис Форма представляет собой единую платформу для решения задач, связанных с ведением документооборота в компании: от ускорения создания шаблонных документов до систематизации и хранения. Давайте выделим несколько ключевых возможностей сервиса и расскажем о них подробнее.
1. Моментальное создание документов
Благодаря сервису Форма можно моментально создавать любые необходимые документы. Достаточно выбрать нужный шаблон, ввести в поле, например, ИНН партнёра, и система сама заполнит все его данные. После этого останется лишь выбрать формат скачивания документа или сразу же отправить его на подписание.
Моментальное создание документов в Форме
2. Кроссплатформенность
Форма — кроссплатформенное решение, поэтому вы можете создавать шаблоны или целые комплекты документов не только с компьютера, но и с мобильного телефона или планшета.
Весь функционал Формы сохраняется для пользователей на любом устройстве, потому можно делегировать создание документа коллеге, выдав права доступа прямо со своего смартфона.
3. Внутреннее хранилище для всех файлов и документов компании
“Сейф” Формы помогает решить проблему с хранением и порядком в документации. В “Сейф” можно выгрузить готовые и подписанные документы любого формата, связать сопутствующие документы с основными и систематизировать по категориям: отделам, датам, контрагентам и прочему.
4. Создание и настройка шаблонов документов
Вы можете единожды настроить шаблон сами или с помощью специалистов отдела внедрения Формы и использовать их при дальнейшей работе, создавая договоры, приложения, акты, счета и иные документы меньше чем за минуту.
Создание и настройка шаблонов документов в Форме
5. Единый рабочий стол и разделение прав
Форма предполагает единый рабочий стол для всех сотрудников компании. Для разграничения работы отделов, можно выдавать права доступа на отдельные папки, контролируя доступ к информации. Также в Форме можно определить уровень прав любого сотрудника.
Например, вы можете предоставить права на создание шаблонов только определенным сотрудникам, а права на редактирование и удаление документов — только руководителям или администраторам.
Это позволяет вам поддерживать порядок и организованность в документообороте, а также предотвратить несанкционированное изменение или удаление важных файлов.
Единый рабочий стол и разделение прав в Форме
6. Подписание документов с помощью ПЭП
Пользователям с оплаченным тарифом доступен функционал подписания документов от лица компании, а также отправка ссылок на подписание своим клиентам-физ. лицам.
Физическое лицо может выпустить ПЭП прямо в Форме, перейдя по ссылке компании и подписать документ кодом из СМС. Такой тип подписания является наиболее простым, быстрым, а главное, полностью легитимным.
Более подробно со всеми инструментами можно ознакомиться на сайте сервиса.
преимущества и недостатки ФормЫ
Как и у любого сервиса, у Формы есть ряд преимуществ, которые выгодно выделяют его среди конкурентов. А также есть пункты для роста и развития.
Наша команда поработала с сервисом и мы уже собрали обратную связь от своих сотрудников, чтобы сформировать их в плюсы и минусы, рассказав об этом Вам.
Преимущества Формы
- Экономия времени и ресурсов. Автоматизация в работе с документами очень важна для любого бизнеса. Во-первых, это ускоряет сам процесс работы с шаблонной документацией, освобождая время сотрудников на более сложные и важные задачи. Во-вторых, позволяет экономить на ФОТ.
- Удобное и быстрое внедрение сервиса. Форма предоставляет бесплатный 7-дневный период, что дает компаниям возможность оценить преимущества сервиса и принять взвешенное решение. У Формы есть целый отдел по внедрению сервиса в бизнес, который тщательно изучает потребности компании-клиента и помогает бесплатно настроить сервис под уникальные задачи. Помимо технических вопросов, отдел внедрения проводит вебинары для сотрудников компаний и обучает использовать Форму максимально эффективно.
- Снижение ошибок в документах. Большая часть данных в документе подтягивается из ранее заполненных карточек и открытых источников, что позволяет полностью искоренить ошибки и минимизировать влияние человеческого фактора на качество работы.
- Удобство использования. Интуитивно понятный интерфейс и простота настройки шаблонов делают сервис доступным для пользователей с любым уровнем технических навыков.
- Безопасность и надежность. Документы хранятся в безопасном облачном пространстве, что обеспечивает их сохранность и доступность в любой момент.
Недостатки Формы
- Зависимость от интернета. Поскольку Форма является облачным сервисом, доступ к нему возможен только через Интернет. Это означает, что если у вас нет стабильного интернет-соединения, вы не сможете использовать сервис, что может быть проблемой для компаний, работающих в регионах с ограниченным доступом к Интернету.
Учитывая все преимущества и недостатки, выявленные нашей командой, можно сделать вывод, что сервис Форма является мощным инструментом для автоматизации и упрощения работы с документами. Большой функционал и гибкость сервиса позволяет Форме легко адаптироваться под запрос бизнеса и быстро стать эффективным инструментом для команды.
СКОЛЬКО СТОИТ ФОРМА
Форма работает по системе подписки, стоимость которой варьируется лишь от размера команды и самого срока подписки.
Для тестирования сервиса на любом тарифе предлагается бесплатный 7-дневный период. Этого достаточно, чтобы понять, подходит вам Форма или нет, а также определиться с тарифом.
Форма предлагает несколько тарифных планов:
Тариф Команда = 2 900 рублей в месяц до 3 активных пользователей.
Тариф Бизнес = 4 490 рублей в месяц до 7 активных пользователей.
Тариф Предприятие = 6 900 рублей — 15 и более активных пользователей.
Актуальные цены и помощь в выборе тарифа Формы можно получить здесь.
коротко о главном
Форма — единая онлайн-платформа для работы с документами. Сервис позволяет ускорить создание шаблонных документов, быстро отправлять их на подписание с помощью ПЭП, хранить и систематизировать любые файлы и документы компании во внутреннем облачном сервисе «Сейф».
Основная задача сервиса Форма — это автоматизация и упрощение процесса создания и управления документами. Этот сервис предназначен для того, чтобы помочь бизнесу эффективно использовать время и ресурсы, минимизируя рутинные операции по созданию и ведению шаблонной документации.
Главные преимущества Формы: Экономия времени и ресурсов, Снижение ошибок в документах, Удобство использования, Безопасность и надежность.
Для тестирования сервиса на любом тарифе предлагается бесплатный 7-дневный период. Этого достаточно, чтобы понять, подходит вам Форма или нет, а также определиться с тарифом.
Понравилась статья?
0