Контроль работы сотрудников: методы управления на удаленке и программа контроля Kickidler
26 июня 2022
С развитием популярности удаленной работы у многих работодателей возник вопрос системы контроля сотрудников. Когда человек находится в офисе, то и видимость его работы нагляднее. Но так ли это и какие методы контроля есть? 🙄
удаленка или офис?
Точной статистики найти сложно, так как в разных странах даже менталитет разный. И если у одних при переходе на удаленку наблюдается спад работоспособности, то другие говорят о том, что прибыль компании взлетела и сотрудники стали намного продуктивнее, но система контроля времени и работы персонала остается загадкой для руководителей.
Здесь нет закономерности, скорее дело в профессионализме руководителей компании и в целом в ее философии. Ведь если организация работает на результат, то просто невозможно не выполнять работу — это будет сразу видно.
Если компания ставит четкие цели, планы и KPI, то необходимость системы персонала уменьшается. Важен лишь результат.
Но, чтобы результат не становился сюрпризом только в последний день месяца, когда руководитель подсчитывает показатели и выписывает премии — важно постоянно держать руку на пульсе и в нужный момент повлиять на работу сотрудников и их времени работы в компании в целом.
В этой статье мы расскажем собственный опыт с системой контроля учета рабочего времени персонала более чем 40 сотрудниками. Расскажем какой программой контроля сотрудников и учета времени работы пользуемся и какие лайфхаки используем для получения результата.
Как управлять сотрудниками на удаленке
Многие компании уже давно работают на удаленке и их сотрудники находятся в разных уголках нашей планеты. Поэтому около 30% компаний не столкнулись с большими проблемами с приходом культа удалённой работы команды.
В нашей компании мы уже 6 лет работаем в формате “без офиса”. У нас есть офис, но он больше для руководства и для различных активностей в компании.
Стоит заметить, что для управления такой командой мало просто подобрать программу, дать доступы и думать, что всё будет работать. Обязательно нужно учитывать психологические факторы, характер каждого сотрудника и форс-мажорные обстоятельства.
Не забывайте, что компьютеры ломаются, люди болеют, попадают в аварии, данные устаревают и так далее. Нельзя просто брать отчет в конце месяца и смотреть кто включал компьютер вовремя, а кто опоздал на 5 минут, но зато выполнил больше задач чем тот кто работал по графику. 😏
Так вот, у нас есть целый набор гугл-таблиц, в которых разработаны целые системы для контроля работы времени нашим персоналом и одна система для автоматического контроля времени и работы персонала, о которой мы расскажем далее.
Для работы над задачами мы используем хоть и устаревшую, но зато стабильную систему контроля работы персонала Redmine. Она находится на нашем сервере и поэтому, когда все компании потеряли доступы к своим заграничным тасктрекерам — мы не почувствовали неудобств и за счет этого даже удалось переманить много клиентов у конкурентов.
Задачи ведем в Redmine
Для планирования занятости наших специалистов мы используем гугл-таблицу, в которой указано под какой проект, для какого менеджера проектов и в какой день занят специалист.
Мы используем 8 часовой рабочий график и производственный календарь, поэтому у наших сотрудников не возникает вопросов по выходным или сокращенным дням.
К слову, у нас есть еще около 5 гугл-таблиц, которые мы уже переводим в нашу собственную ERP — систему и скоро даже планируем выпускать её для общего рынка, составляя конкуренцию в области управления IT-компанией.
Если кратко, то у нас есть таблицы:
- План Проектного офиса, в котором есть плановая выручка по каждому сотруднику команды и фактическая цифра, которую мы обновляем в конце каждой недели.
- Статусы процессов, в которых каждый понедельник руководящие сотруднику отписываются по статусу и результату каждого проекта. И утром этого же дня обсуждаем на планерке с командой.
- Новости по лидам, в котором руководитель отдела продаж отписывается по истории взаимодействия по каждой заявке. Да, у нас так же есть всё это в коробочной версии CRM системы, но пока так удобнее и всё работает отлично.
Всё это мы отправляем в разработку нашей собственной ERP, поэтому не думаю, что мы ещё долго будем пользоваться таблицами, но это отличный вариант проработки технического задания. Сейчас мы точно знаем что мы хотим, так как протестировали всё в ручную долгое время.
Теперь расскажем подробнее о системе контроля персонала, которую мы используем для учета.
Программа для контроля Kickidler
Существует множество вариантов контроля сотрудников и сбора данных результатов на удаленке. Это специализированные системы, ежедневные и ежечасные созвоны и другие способы.
Мы тестировали более 10 вариантов за 6 лет и в итоге пришли к самому интересному и действенному способу учета времени работы. Конечно, у каждого бизнеса свои нюансы, но мы лишь делимся опытом работы со стороны IT-компании со штатом около 40 человек.
В данный момент мы пользуемся сервисом где осуществляем контроль работы команды — Kickidler. Он больше всего подошел под наши реалии. Также у нас есть несколько разработанных под нас гугл-таблиц, которые скоро планируем воплотить в самописный сервис для планирования занятости сотрудников.
Kickidler — это сервис для контроля сотрудников и временем их работы нового поколения, предназначенный для анализа производительности персонала на рабочем месте. Этот инструмент мониторит активность кадров. Он безопасен, прост в использовании и достаточно универсален.
Этот сервис включает в себя целый ряд удобных и современных инструментов для контроля сотрудников и временем их работы.
1. Онлайн мониторинг компьютера
С помощью этого инструмента можно видеть в режиме реального времени сетку из экранов сотрудников и получать оперативную информацию о том, кто чем занят.
Если сотрудник совершает какое-либо нарушение (из настроенного вами списка), например, слишком долго сидит в соцсетях, то система подсвечивает его экран, сигнализируя об этом руководителю. Это супер удобная фича не только для контроля производительности, но и для взаимодействия внутри команды.
Например, если нам нужно быстро обработать обращение клиента, то руководитель подразделения может быстро оценить, кто в данный момент на рабочем месте и не сильно загружен, чтобы назначить задачу на него.
2. Учет рабочего времени сотрудников
Самый востребованный инструмент наших менеджеров. Здесь показываются все опоздания, отработанное время и сверхурочные часы разработчиков. Также создаются удобные отчеты для руководства по каждому отделу и сотруднику.
Встроенный в систему Производственный календарь, позволяет настроить всем время работы, отпуски и командировки (у нас их не бывает, но такая возможность есть).
Здесь хочется отметить и небольшой минус системы, они не интегрирована с 1С, поэтому рабочие графики приходится формировать вручную. Было бы удобно выгружать эти расписания из 1С или, хотя бы, из Excel.
Тем не менее, внедрение автоматического учета рабочего времени разгрузило нашу бухгалтерию примерно на 15% и освободило (частично) от ручного составления табеля. Ну и позволило повысить дисциплину в компании.
3. Анализ производительности сотрудников
Kickidler может показывать сколько времени разработчик делает рабочие задачи, а сколько времени тратит на другие дела или личные нужды. Социальные сети, игры, новостные сайты и так далее. Всё это попадает в общий отчет и показывает реальную производительность команды.
4. Удобная штука, которой мы пользуемся — это отчет Рейтинг сотрудников
В нем можно формировать рейтинги по видам активности (продуктивная, непродуктивная) и выявлять самых продуктивных (непродуктивных) сотрудников.
Нам это помогает определить норму продуктивности для каждого отдела, а также выявлять проактивных сотрудников, которые, кстати, почти всегда оказываются и самыми эффективными.
Этот отчет позволяет нам мотивировать других сотрудников работать продуктивнее и не просто клацать по клавишам, потому что в Kickidler есть еще очень полезная функция — Запись видео, о которой речь пойдет дальше.
5. Еще один очень удобный отчет Kickidler — Детали дня
Он как на ладони показывает всю активность сотрудника в разрезе определенного временного промежутка. Единственная легкая недоработка — отсутствие связи между отчетами.
Детали дня в Kickidler
Например, в тех же Деталях дня хотелось бы еще видеть, на каких конкретно сайтах сидел сотрудник, а не просто — был продуктивен или непродуктивен. Но, думаю, это в скором времени будет доработано.
6. Запись экрана компьютера сотрудника
Стоит отметить, что данный инструмент имеет специальный алгоритм сжатия видео, поэтому на производительность ПК он сильно не влияет. Это был первый вопрос нашего администратора.
Мы можем в записи посмотреть за тем, чем занимался тот или иной сотрудник, какие задачи выполнял, какие клавиши нажимал и так далее. Причем можно выгрузить видео только по нужному вам действию, будь то нарушение или работа в конкретной программе.
Ну и, как говорилось выше, возможность записи видео уберегает сотрудников от соблазна имитировать бурную деятельность. Потому что все это легко можно проверить.
Это вообще супер преимущество Kickidler, потому что у систем-конкурентов такой функции мы не нашли. Были только периодические скриншоты экрана, раз в 1 минуту, что не дает полной картины деятельности.
Небольшая чайная ложка дегтя — это то, что видео есть видео и весит гораздо больше остальных логов. Если хранить его более 1 недели (срок хранения настраиваемый), то вам потребуется довольно ёмкий сервер.
7. Удаленный доступ к ПК
Очень удобный инструмент, особенно с приходом VPN, когда удалённо можно администрировать компьютеры сотрудников с любой установленной операционной системой, будь то MS Windows, Linux или Mac OS.
Это очень помогает при настройке ПК новых сотрудников и сразу включить их в работу над задачами, не теряя время на лишнее изучение взаимодействия в компании.
8. Автокик
Одно из отличительных преимуществ Kickidler это инструмент Автокик.
Автокик — это набор инструментов, который включает в себя автоматические уведомления о нарушениях на рабочем месте, а также специальный интерфейс, дающий возможность сотрудникам видеть аналитику по собственной продуктивности.
С его помощью можно решить такие задачи как повышение мотивации сотрудников, устранение негатива в коммуникации, повышение автономности контроля эффективности сотрудников и другие важные для компании показатели. Мы открыли для себя этот функционал недавно, но уже видим за ним огромный потенциал.
Более подробно о данной функции можно прочитать на странице описания Автокик от Kickidler.
Контроль ради контроля не работает
Помимо систем и инструкций есть еще психологические лайфхаки от нашего HR, которыми она с удовольствием поделилась.
Кейс №1. Ответственность сотрудников не всегда проявляется в соблюдении рабочего графика.
У нас был очень сильный разработчик, который постоянно опаздывал и не отвечал на сообщения часами. Менеджер уже говорил о его увольнении, так как для него основной показатель производительности было постоянное присутствие сотрудника в онлайне.
Спустя месяц он закрыл 3 очень затянувшихся проекта и подтянул 2 своих друга в нашу компанию. То есть мы разработали для него отдельную структуру взаимодействия. Мы давали ему сразу пул задач на 2 недели и ставили делайн их выполнения.
Так вот, он всегда выполнял их в срок, несмотря на проблемы с коммуникацией. Подстраивайтесь под людей, ведь веками никто не работал удаленно и некоторым до сих пор сложно перейти на такой формат работы.
Кейс №2. Второй экран для сериалов и YouTube.
Несмотря на различные системы контроля сотрудников и времени работы персонала они тоже люди, а люди очень умные и хитрые.
У нас был очень высокооплачиваемый разработчик, который имел очень крутое резюме и портфолио. Мы брали его под самые сложные и дорогие проекты. Но спустя полтора месяца мы стали замечать что многие задачи задерживаются и не выполняются.
Хотя по всем показателям контроля на его рабочем столе постоянно была работа над задачами, он приходил и включал компьютер в нужное время и никаких нарушений не было обнаружено.
Вопрос разрешился очень просто. В одном из дружеских разговоров с менеджером он проговорился либо о втором экране, который система не мониторила, либо о втором компьютере, на котором просто без остановки шел сериал “Офис”, поэтому и все задачи задерживались. =)
Из этого кейса мы поняли, что помимо различных систем контроля сотрудников должны иметься также разработаны KPI на дедлайны по задачам.
КОРОТКО О главном
Не нужно загонять сотрудников в рамки и нависать над ним, мешая ему работать. Лучше разработайте правильные KPI для контроля каждого отдела команды.
Не забывайте, что компьютеры ломаются, люди болеют, попадают в аварии и так далее. Поэтому не нужно увольнять любого сотрудника, опоздавшего на 5 минут.
Не бойтесь экспериментировать и улучшать все процессы контроля сотрудников. Тестируйте новые программы, создавайте удобные таблицы, разрабатывайте свои варианты.
Основной показатель успешной работы каждого сотрудника — это прибыль компании. В каждом отделе должен быть руководитель, который ответственен за разработанный для него результат и KPI.
Мы используем для контроля работы персонала сервис Kickidler, который помогает анализировать производительность каждого отдела и работника отдельно.
Понравилась статья?
