Программы для удаленной работы и перевод на удаленку сотрудников
Подборка программ для решения всех проблем при переходе на удаленку. Пошаговый план для компаний, с помощью которого легко перевести своих сотрудников на удаленную работу.
- 1. Что такое удаленная работа?
- - Чем отличается удаленная работа от фриланса
- - Почему нужно переводить компанию на удаленку
- - Постановление об организации удаленной работы
- 2. Переводим на удаленную работу сотрудников
- - Постановка задач и учет рабочего времени
- - Где команда будет общаться
- - Где сотрудники будут созваниваться (+видео)
- - Как считать зарплату сотрудникам
- - Где работать над документами совместно
- - Как контролировать лиды и заявки
- - Как следить за работой сотрудников
- 3. Как мотивировать сотрудников на работу (удаленную)
- - Расчет ЗП по итогам выполненных задач
- - Еженедельный отчет сотрудников о выполненных задачах
- - Задокументируйте удаленную работу в компании
- 4. План перевода компании на удаленную работу
- - Пошаговый план перевода компании на удаленку
- - Скачать файл для распечатки и выполнения
- 5. Коротко о главном. Выводы и рекомендации
Что такое УДАЛЕННАЯ РАБОТА
В этом году произошел настоящий всплеск перевода сотрудников на удаленную работу. Ещё лет 5 назад мы и подумать не могли, что более 50% компаний перейдут на такой режим.
Все результаты труда в этом случае, сотрудник может передавать работодателю по средствам электронных и почтовых документов, сообщений или через интернет.
Преимущественно работать в таком режиме удобно, если люди занимаются интеллектуальной деятельностью: разработчики, иллюстраторы, дизайнеры, менеджеры онлайн-продаж.
Но в данный момент развиваются и цифровизируются и другие профессии. В ближайшем будущем можно будет работать удаленно: учителям, офисным менеджерам, кадровикам, бухгалтерам и так далее.
Чем отличается удаленная работа от фриланса
Многие путают фрилансеров и сотрудников, которые переведены на удаленный режим работы. Важно различать эти понятия. Так как по форме взаимодействия с заказчиком и выполнению задач эти виды работы могут быть похожи, но по документообороту и закону они отличаются.
ФРИЛАНСЕР | УДАЛЕННЫЙ СОТРУДНИК | |
Оформление | Можно не оформлять | Оформлен официально |
Зарплата | Зависит от задач | Стабильная |
Налоги | Платит сам | Платит компания |
Безопасность | Нет гарантий выполнения задач | Есть планы, сроки и отвественность |
График | Свободный | Закрепленный |
Почему нужно переводить компанию на удаленку
Недавно вышел закон об обязательном переводе части сотрудников организации на удаленную работу и переход на новые виды трудоустройства. Теперь в определенных условиях нельзя будет отказать сотруднику, если он желает работать удаленно.
Вдаваться в законы не будем, так как это тема отдельной статьи. Более подробно об этом здесь.
Но помимо законных требований о переводе сотрудников на удаленку, есть и финансовые. Для многих компаний этот шаг будет просто выгоднее, чем офисный стиль бизнеса.
Также существуют плюсы с психологической точки зрения. Сотрудники компании, где разрешена удаленная работы будут просто счастливее, ведь они смогут не тратить время на дорогу на работу и домой, не испытывать стресс из-за шума, ведя работы в удаленном офисе. Они смогут больше времени проводить с семьёй и заполнить свободное время новыми увлечениями.
Если Вы сами хотя бы неделю работали удаленно, то понимаете о чем речь. Лучше провести лишний час за игрой в футбол со своим сыном, чем трястись в переполненном метро, чем славится, например, Москва.😡
Постановление об организации удаленной работы
С официальной информацией о приказе или положение по переводу сотрудников на удаленную работы можно ознакомиться по ссылке.
Приказ об организации и вводе удаленной работы на предприятие здесь.
Переводим на удаленную работу сотрудников
Мы разобрались с тем что такое удаленная работа и почему всем нужно задуматься о внедрении ее в свой бизнес. Но тут возникает много вопросов: Не будут ли сотрудники работать медленнее и хуже? Не упадет ли прибыль на организацию? Как следить не спят ли рабочие? И так далее.
Для этого мы пошагово разберемся какие процессы нужно отладить для организации работы на удаленке сотрудников компании и дадим рекомендации какие программы для удаленной работы лучше использовать для предприятия.
Не будем затрагивать вопросы, не касающиеся бизнес-процессов:
- Оборудование места работы
- Оплата проездного на метро
- Личные проблемы работников
- И другие второстепенные вопросы
Мы не будем предлагать 10 сервисов по автоматизации продаж на выбор, 200 программ для организации удаленной работы сотрудников и так далее. Мы дадим только проверенные сервисы по одному на решение той или иной задачи.
И так же сделаем сноски об их аналогах, так как везде есть конкуренция и возможно именно вашему бизнесу подойдет другая бесплатная программа для решения вопросов по организации удаленной работы.
Постановка задач и учет рабочего времени удаленных сотрудников 😯
Самый важный элемент любой работы - это задачи. Когда сотрудник находится не в офисе в нескольких метрах от начальника, вопрос постановки задачи усложняется.
Вместо того, чтобы объяснять задачу словами и показывать на графиках, придется оформить её в электронном виде. Приложить необходимое техническое задание или видео файл с пояснениями.
Это не хорошо и не плохо. С одной стороны, всегда можно поднять историю и посмотреть сколько времени рабочий потратил на задачу, которая была 3 месяца назад во Вторник 3 числа. С другой стороны увеличивается время работы менеджера или начальника отдела на оформление плана работ.
Конечно для каждого направления бизнеса есть узконаправленные и более удобные системы, но сервис Битрикс24 это универсальная CRM-система, в которой есть очень много функций управления.
У Битрикс24 есть как бесплатный тариф, так и разные пакеты, в зависимости от масштабов и запросов вашего бизнеса.
Где команда будет общаться 😃
Духовные, рабочие и другие скрепы компании можно достичь только путем общения и обсуждения различных вопросов.
Существует много корпоративных и личных мессенджеров, в которых можно обсуждать задачи, дни рождения и просто новости кино. Конечно, какие-то вопросы требуют решения в телефонном разговоре или видеоконференции, а что-то можно решить даже путем обычного SMS.
Но мы смотрим в перспективу и возможность масштабировать бизнес в будущем самым простым способом.
Это очень правильный и подходящий чат для компании по разработке софта, event-агентства и других интеллектуальных видов бизнеса.
У него есть как бесплатная версия, так и платная. Но на первое время, а может и навсегда может хватить и бесплатной версии, так как ограничения не существенные.
Где сотрудники будут созваниваться (+видео) 😏
Самым главным игроком на рынке сервисов для видео-конференций был и остаётся Skype.
Он бесплатен, достаточно защищен, относительно быстр и не имеет сложностей при регистрации. Можно создавать конференции на большое количество людей и подключаться как с видеокамерой, так и в обычном аудио формате.
Как считать зарплату сотрудникам 😇
Самый сложный вопрос о подсчете зарплаты сотрудникам на удаленке. Невозможно предложить одной универсальной схемы для репетиторов и разработчиков. Где-то сотрудники получают деньги от потраченного времени, где-то от выполненных задач.
Если у вас окладная форма оплаты и существуют стандартные повторяющиеся задачи, то вопрос с подсчетом заработной платы отпадает. Но если нужно считать каждую минуту и задачу, чтобы представить картину заработка сотруднику, то без определенных сервисов не обойтись.
Если Вы подключите специализированные модули для своего направления бизнеса, то сможете автоматизировать этот процесс и каждый сотрудник будет знать свою ЗП.
Где работать над документами совместно 😵
Времена документов на дискетах и флешках прошли. Помните как мы работали над документами в прошлом? Нужно было скачать файл, добавить в него нужный текст и расчеты, скинуть на файл и передать следующему сотруднику.
В какой-то момент файлы путались и невозможно было понять где же находится самая актуальная информация. Управление удаленной командой в этом случае практически нереально.
Намного удобнее работать онлайн над одним документом, где можно посмотреть кто вводил информацию и когда. При необходимости откатить его до определенного дня или оставить комментарий к абзацу.
- Лучшая программа (сервис): Google Docs
- Не подходит? Попробуйте: Нет бесплатных аналогов
Как контролировать лиды и заявки 😤
Отдел продаж и call-центр уже давно находятся на удаленке у многих больших компаний. Здесь нам не обязательно следить за каждым действием менеджеров.
Намного важнее видеть конечный результат в виде прибыли, обработанных заявок и обратной связи от клиентов.
Существует очень много программ для автоматизации отдела продаж. Некоторые компании до сих пор умудряются вести продажи в Excel таблицах, а то и вовсе бумажном блокноте.
Как следить за работой сотрудников 🙄
Некоторые компании подключают постоянную видеозапись экрана сотрудника. Не рекомендуется это делать, так как у рабочих создаётся эффект присутствия начальника и они могут стать менее продуктивнее от испытываемого стресса.
Лучше использовать ее в первые 2-3 месяца и если за сотрудником нет каких-либо нарушений, то отключать ее.
В ней также есть очень полезная функция таймера по проектам и заданиям. То есть сотрудник может запустить таймер и после выполнения задачи или окончания рабочего дня остановить его.
Так у начальника будет полная сводка рабочего времени и порядок организации сотрудника по загруженности на проектах будет легче и прозрачнее.
Update
Программа Hubstaff (о которой изначально писалось в статье), к сожалению, ушла с российского рынка, поэтому отличной заменой станет полностью российский аналог – Kickidler
Это программа для мониторинга удаленной работы, отличительной особенностью которой является высокая точность аналитики и невозможность ее обмана, из-за функций записи видео и онлайн-просмотра мониторов.
Автокик также помогает повысить собственную самодисциплину, что очень важно в режиме удаленной работы, а также повышает мотивацию и позволяет видеть статистику собственной продуктивности.
Сам интерфейс самоконтроля представлен в виде статистики по продуктивности, отработанному времени и рейтингу в компании по заданным параметрам. Также есть возможность сотруднику самостоятельно включать/отключать сбор статистики.
Программа Kickidler подходит для любых операционных систем (Windows, Mac и Linux), поэтому может использоваться всеми сотрудниками не только в офисе, но и на личных компьютерах в режиме удаленной работы.
- Лучшая программа (сервис): Kickidler
- Не подходит? Попробуйте: Нет бесплатных аналогов
Как устранить ошибки на оборудование сотрудника 😩
Часто бывает, что работник, который работает у вас много лет и использует браузер и Excel понятия не имеет как устранить какую-либо проблему на компьютере.
Можно использовать как платную версию, так и бесплатную. Зачастую частного использования хватает и покупать её не приходится для нескольких пользователей.
- Лучшая программа (сервис): TeamViewer
- Не подходит? Попробуйте: Нет бесплатных аналогов
Как мотивировать сотрудников на работу (удаленную)
Теперь мы знаем что такое удаленка, зачем нужно уже сейчас переводить хотя бы часть своего бизнеса на неё и какими сервисами для контроля удаленной работы пользоваться.
Теперь важно сохранить и поднять мотивацию сотрудников, чтобы их работоспособность не упала по сравнению с офисом.
Расчет ЗП по итогам выполненных задач
Первый вопрос, который возникает у сотрудника, когда он слышит об удаленной работе, это не будет ли он получать меньше денег.
За счет снижения издержек на офисное место, оборудование, можно оптимизировать расходы и повысить, например, премиальную часть или процент от продаж, что мотивирует человека работать лучше.
Еженедельный отчет сотрудников о выполненных задачах
Разработайте систему отчетов от специалистов. Конечно, если вы внедрите CRM систему, то большой необходимости в этом не будет. Все задачи, выполненные и в процессе, можно будет просматривать онлайн.
Не обязательно требовать четкий отчет на 10 листов каждую неделю. Это может быть видео-конференция по Понедельникам или автоматический отчет в общем чате компании.
Задокументируйте удаленную работу в компании
Удаленный рабочий практически ничем не должен отличаться по документам от сотрудника, работающего в цехе или в офисе. С выходом новых постановлений о том, что компании обязаны переводить часть своих рабочих на удаленку нужно задокументировать всё официально.
Более подробно с точки зрения закона: "Федеральный закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ"
План перевода компании на удаленную работу
Пошаговый план перевода компании на удаленку
Нет универсального плана на перевод организаций на удаленную работу любой компании с любым направлением бизнеса. В каждой сфере есть свои нюансы и подводные камни.
Мы постарались сделать самый полный пошаговый план для большинства бизнесов. Он создан в виде документа, который Вы сможете распечатать и отмечать выполненные пункты в удобной форме. Или поручить это своим помощникам.
Выводы и рекомендации
Если пропустить все рабочие процессы по переводу компании на удаленную работу, документооборот и другие формальности, то можно сделать несколько простых выводов и дать рекомендации по переводу сотрудников на удаленку:
Было полезно? Поделись с коллегами: